Power BI Service (app.powerbi.com) è la piattaforma cloud di Microsoft attraverso la quale condividere principalmente report in azienda, organizzati in aree di lavoro. Ma non solo: permette anche la creazione di dashboard e app. Report, dashboard e app sono chiamati generalmente contenuti.
È possibile accedere a Power BI Service gratuitamente, senza necessità di una licenza, ma tramite un account di Microsoft. L’utenza gratuita ha però funzionalità limitate: è difatti possibile accedere unicamente alla propria area di lavoro personale. Non è quindi consentita la condivisione di contenuti con altri utenti.
Per poter avere accesso ai contenuti condivisi è infatti necessario acquistare (almeno) la licenza Pro. Questo vale per tutti gli utenti, anche quelli di sola visualizzazione (non creatore di contenuti). Sono poi disponibili altre due licenze: Premium per utente e Premium per capacity, dal costo superiore ma che offrono ulteriori funzionalità (che non tratteremo in questo articolo).
Aree di lavoro
Le aree di lavoro sono dei contenitori in cui è possibile pubblicare e condividere report e dashboard con gli altri utenti. L’utente può accedere al contenuto di una area di lavoro solamente se viene profilato con il ruolo di Admin, Member, Contributor o Viewer. Nell’ordine considerato, ciascun ruolo ha privilegi maggiori rispetto al successivo.
Le aree di lavoro consentono di organizzare e di mantenere i report in un certo ordine. Di prassi, noi siamo soliti creare un’area di lavoro per ogni diverso dipartimento o area funzionale di una stessa azienda. Esempi sono: Vendite, Acquisti, Controllo di gestione, Logistica.
Report
Un report è un contenuto di Power BI all’interno della quale vengono organizzate graficamente delle informazioni. È formato da una o più pagine, e permette all’utente di fare diversi tipi di analisi. Le informazioni vengono esposte in visual, e provengono da un oggetto chiamato modello semantico (in passato, dataset).
Il modello semantico è una raccolta di dati in relazione fra di loro. Esso è unico per ogni report, ma possono essere costruiti più report per ogni modello. Power BI mette a disposizione più di cento connettori a diverse tecnologie per l’estrazione dei dati. Dati di differente origine possono essere trasformati e resi omogenei fra di loro.
È consigliabile l’utilizzo di Power BI Desktop per la costruzione dei report.
Dashboard
Una dashboard può essere creata solamente in Power BI Service ed è simile a un report; l’unica differenza è che può essere formata da una ed una sola pagina. Consente una visualizzazione personalizzata in cui è possibile selezionare quali visual inserire, anche prendendoli da diversi report; a loro volta, questi visual possono essere connessi ad origini diverse.
- Le dashboard vengono solitamente create per le seguenti ragioni:
- mettere in risalto le informazioni più importanti;
- creare visualizzazioni personalizzate in base alle necessità degli specifici utenti;
- monitorare lo stato di una azienda selezionando un insieme ristretto ma eterogeneo di KPI.
App
Una app consente di unire in un’unica applicazione la visualizzazione dei diversi report e le diverse dashboard di interesse. Come per le aree di lavoro, anche in questo caso è necessario dare i ruoli agli utenti che possono visualizzare ed eventualmente apportare modifiche. In una app è possibile aggiungere report o dashboard che siano presenti esclusivamente all’interno della stessa area di lavoro in cui l’app viene creata.