Il lavoro di un BI analyst si compone di una sequenza ben precisa di fasi:
- Raccogliere e definire i requisiti richiesti dall’utente finale;
- Rintracciare l’origine dei dati che contengono l’informazione cercata dall’utente;
- Rielaborare questi dati secondo le regole che descrivono il processo aziendale;
- Presentare graficamente l’informazione appena costruita nel modo più consono.
Le quattro fasi presentano difficoltà differenti, per le quali il BI analyst deve disporre sia di competenze funzionali che di competenze tecniche. Spesso, buona parte della complessità si concentra nella terza fase. La quarta ed ultima fase è solitamente la meno complessa, ma paradossalmente è anche la più importante in quanto l’unica di visibile all’utente finale.
Fase 1 - Requisiti
Il BI analyst deve interagire con le figure di ogni dipartimento aziendale, comprendendone il linguaggio e abituandole all’uso di una terminologia univoca e condivisa col resto dell’azienda. Difatti, è purtroppo frequente che uno stesso concetto venga espresso in termini differenti fra uffici diversi, oppure che uno stesso termine venga usato per concetti differenti fra loro. Riuscire a creare un vocabolario universale significa non solo comprendere più rapidamente le richieste degli utenti, ma anche mettere in perfetta comunicazione fra di loro tutti i processi di business dell’azienda. La raccolta dei requisiti può essere delicata in quanto l’utente, che conosce a menadito i propri processi, potrebbe omettere dettagli di importanza fondamentale,ad esempioperché ritenuti scontati. Quando ciò si verifica, l’analisi rallenta, le comunicazioni rimbalzano fra personale tecnico e funzionale, e gli sviluppi subiscono un ritardo.
Fase 2 - Origine dei dati
È naturale che un’azienda disponga di un sistema eterogeneo di sorgenti di dati. Col passare degli anni e l’evolvere dei processi, possono venir inclusi nuovi software che generano dati in infrastrutture a loro dedicate. A fronte di un nuovo requisito da parte un utente di business, il BI analyst deve essere in grado di ripercorrere le origini di quella informazione, fino a identificarne puntualmente le origini. L’attività di estrazione del dato potrebbe non essere banale: spesso gli utenti non conoscono la vera forma e natura del dato che sono abituati a trattare, e quindi è necessario per il BI analyst dare il via ad una “caccia” ad dato, dove anche le competenze funzionali possono risultare fondamentali per il successo della ricerca.
Fase 3 - Rielaborazione dei dati
Non è detto che, una volta individuato, il dato d’origine sia già pronto all’uso: normalmente occorre una fase di trasformazione del dato, al fine di" “tradurlo” in un linguaggio che sia quanto più vicino a quello dell’utente di business (e meno al linguaggio della tecnologia che lo genera). I dati così rielaborati vengono immagazzinati in una particolare base di dati chiamata data warehouse tramite un processo detto di caricamento. Spesso, è dalla qualità di questa infrastruttura che dipende la buona riuscita dell’intera Business Intelligence. Le tre operazioni di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati vengono complessivamente indicate come ETL, acronimo di Extract, Transform, Load. Un ETL deve applicare le cosiddette regole di business – specifiche per l’azienda in quanto strettamente descrittive dei suoi processi interni – ma anche operare un’estensione, miglioramento e potenziamento delle informazioni messe a disposizione dal sistema informativo aziendale.
Fase 4 - Presentazione grafica
L’utente finale ha accesso solo ed esclusivamente all’ultimo prodotto della filiera BI, ovvero il report (o la dashboard, a seconda dei casi). È quindi di estrema importanza per il BI analyst presentare – nella maniera più corretta, intuitiva ed accattivante – le informazioni contenute nel data warehouse. La disciplina che si occupa della corretta e funzionale rappresentazione grafica dei dati si chiama Data Visualization. Quanto più intuitivo e appetibile è il report, tanto più successo avrà la BI all’interno dell’azienda. Oltre a ciò, l’informazione deve anche non essere fuorviante: se l’utente dovesse mai mal interpretare le informazioni contenute nel report, prenderebbe decisioni sbagliate, potenzialmente danneggiando l’azienda in cui lavora. È quindi fondamentale che l’informazione sia presentata coi giusti termini e al giusto grado di dettaglio per l’utente che, tale informazione, la deve consumare.
